Politique de confidentialité relative aux données personnelles des intérimaires

Bienvenue chez Humando. Nous sommes impatients de travailler avec vous et de vous accompagner dans l’avancement de votre carrière. Comme vous l’imaginez sans doute, nous collectons et utilisons des informations vous concernant afin de gérer
notre personnel et garantir la qualité de nos services.

Humando s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de confidentialité précise vos droits en matière de confidentialité à l’égard de vos informations personnelles que nous traitons, ainsi que les dispositions que
nous prenons pour protéger votre vie privée. Bien que cette politique soit longue, nous vous invitons à la lire attentivement.

Ci-dessous, un index vous permet également d’accéder directement aux parties que vous souhaitez.

Quelques termes à préciser

Tout d’abord, il est important de clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.

Même si cela peut sembler évident, vous serez désigné dans les présentes par « Vous ».

Lorsque nous faisons référence à « nous » ou la « Société » cela signifie Humando ; notre siège est situé au 2, rue Henri Legay – 69100 Villeurbanne. La Société fait partie du groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au monde.
À travers ses différentes sociétés et branches d’activité, le groupe Adecco fournit des services RH (ressources humaines) incluant notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection, solutions
de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et formation, reclassement externe et mobilité internationale (« nos Activités »).

Aux fins de la réalisation de nos Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Dans certains cas, la Société met à disposition de son personnel, un portail libre-service (« Portail »). Le Portail vous permet de mettre à jour vos
propres informations, telles que vos coordonnées professionnelles.

Pour finir, cette politique se rapporte aux informations des personnes, telles que vous et votre famille. Cela inclut des faits vous concernant, mais également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis fan de football
» par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces informations sont parfois appelées « informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente
Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».

Quelles sont les informations personnelles que la société collecte et utilise ?

Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent sans s’y limiter :

  • Vos nom, date et lieu de naissance, coordonnées et qualifications (études, formations et stages), documents attestant votre identité et votre droit de travailler, votre numéro de Sécurité Sociale, résultats des tests et évaluations éventuellement
    réalisés ainsi que toute autre information mentionnée dans votre CV ;
  • Si vous vous connectez au Portail par le biais de votre compte LinkedIn ou tout autre compte de réseau social : vos données de profil ;
  • Si vous nous contactez, nous enregistrerons et conserverons cette correspondance ;
  • Des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers ; lorsque vous publie des commentaires concernant d’autres personnes ;
  • Des commentaires à notre sujet et nos services à travers des enquêtes de satisfaction ;
  • Nous recueillons également des informations liées à votre utilisation de nos systèmes, et notamment (mais non exclusivement) votre identifiant de connexion, adresse IP, navigateur, horodatage, emplacement, pays, les données relatives au trafic,
    les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations rendra l’utilisation de nos systèmes plus facile à l’avenir ;
  • Lorsque vous commencez à travailler pour la Société, nous collectons également :
    • Vos informations de genre et de nationalité, une copie de vos documents d’identité, une preuve d’adresse et les copies des documents attestant de votre droit de travailler dans les endroits où vous serez amenés à travailler (visas, permis
      de travail, etc.) ;
    • Les renseignements relatifs à la paie, tels que vos coordonnées bancaires, votre numéro de sécurité sociale, vos indicatifs et numéros de référence fiscaux, vos informations relatives aux frais, salaires et avantages et toute retenue volontaire
      que vous nous demandez d’effectuer sur vos salaires et frais (relative à l’affiliation aux organisations syndicales par exemple) ;
    • Les registres attestant de votre présence, vos congés, le temps consacré aux projets, la formation, les promotions, les enquêtes et mesures disciplinaires ;
    • Les informations concernant votre utilisation de nos systèmes informatiques et de nos locaux (y compris les systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d’accès) ;
    • Les données relatives à vos ayants droit et parents proches ;
    • Informations relatives aux déplacements (données de voyage, informations de carte de crédit, numéro de passeport, frais engagés) aux fins de la négociation, de l’organisation et de l’achat de toutes les activités liées au déplacement (par
      exemple, les réservations de billets d’avion, de billets de train, d’hôtels et de voiture de location) et du remboursement des frais de déplacement ;
    • Les photos et vidéos de votre participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être filmé ou photographié) ;
    • Les photos et vidéos pour des usages de communication interne, tels que les emails, les annonces, l’actualité sur l’intranet ;
    • Les détails concernant les aptitudes médicales, tous handicap ou invalidité éventuels et tout aménagement que nous pourrions avoir à mettre en place pour vous sur le lieu de travail ;
    • Dans certains cas, nous pourrons également recueillir d’autres informations personnelles sensibles que les détails relatifs aux aptitudes médicales, lorsque nous en sommes autorisés par la loi.

Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

La Société collecte et traite vos données personnelles :

  1. Pour vous fournir les services que vous attendez, soit :
    • Vous proposer des offres d’emploi ou de missions adaptées par mail, par téléphone et/ou via d’autres moyens de communication,
    • Vous aider sur le plan de la formation ou faciliter le processus de candidature aux emplois/missions ;
  2. Pour développer et améliorer nos systèmes/processus. Cela concerne les nouveaux systèmes et processus informatiques. Vos informations seront ainsi utilisées afin de tester ces systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement
    du nouveau système identique aux conditions réelles ;
  3. Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques pour, par exemple, comparer l’efficacité de nos placements de candidats entre différents secteurs d’activité et zones géographiques et identifier des facteurs qui peuvent influencer
    toute différence constatée ;
  4. Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas) ;
  5. Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale, réglementaire et conventionnelle.
  6. Lorsque vous commencez à travailler avec la Société, pour honorer nos engagements auprès de vous en tant qu’employeur.
  7. Lorsque vous commencez à travailler pour la Société :
    1. Pour la conformité aux obligations de votre contrat de travail ou contrat de services et à tout autre contrat et règle régissant notre relation d’emploi ou autre relation contractuelle existant entre nous (notamment la tenue du registre
      unique du personnel et les déclarations d’emploi des travailleurs handicapés, l’établissement des contras, les bulletins de salaires, déclarations sociales et fiscales qui en découlent, ;
    2. Maintenir et améliorer la gestion des compétences de manière générale (y compris aux fins de l’analyse des effectifs) ;
    3. Mener d’autres activités de ressources humaines (notamment la gestion du travail, de l’évolution de carrière et la mobilité professionnelle, des absences, de la formation et de l’évaluation des connaissances des personnes, des dépenses,
      ainsi que les procédures disciplinaires, tenue des élections et consultations professionnelles) ;
    4. Gérer les titres et autres actifs auxquels vous pourriez avoir droit, effectuer le calcul et le paiement des salaires, des primes d’intéressement et de participation ;
    5. Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations, systèmes et ressources (outils, équipements, véhicules, services de dématérialisation et de stockage) ;
    6. Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes ;
    7. Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes, l’accès et la connexion à l’espace personnel en ligne et aux messageries professionnelles, aux outils
      digitaux, l’actualité du groupe et les services proposés) ;
    8. Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes ;
    9. En ce qui concerne les photos ou vidéos de sessions de formation, faire le compte-rendu en interne du déroulement et du contenu des formations (par exemple lors de mises à jour internes) et proposer des sessions similaires en interne et
      à des tiers ;
    10. Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise, potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une société, à laquelle tout membre du groupe Adecco souhaiterait prendre part.

Quelle base légale pour nos traitements ?

La loi exige que le traitement de vos informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi. Les bases légales peuvent être :

  1. Exécution d’un contrat ou exécution de mesures précontractuelles
    Lorsque vous travaillez déjà pour ou que vous êtes sur le point d’être engagé par l’intermédiaire du groupe Adecco, le traitement que nous faisons des informations
    personnelles pour l’ensemble de ces finalités est basé sur des motifs tels que l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (finalités 1, 6 et 7 ci-dessus). Ces services regroupent : la proposition d’emplois susceptibles de correspondre
    à vos attentes ou l’aide et l’assistance grâce à une formation et toutes les étapes de recrutement et de placement.
  2. Nécessité du traitement à des fins de conformité aux obligations légales et réglementaires
    Parfois, le traitement est nécessaire pour être en conformité avec les obligations légales ou réglementaires (finalité 6). Les autorités
    publiques, telles que les autorités fiscales, financières ou de protection des données, peuvent nous exiger des informations personnelles en nous fournissant une référence légale ou réglementaire qui autorise la divulgation d’informations
    vous concernant (exemple : la prévention ou l’identification d’un crime). Dans ces cas, nous sommes contraints par la loi de fournir aux autorités vos informations personnelles.
  3. Notre intérêt légitime
    Le traitement est nécessaire à la réalisation de l’intérêt légitime du groupe Adecco, dans le cadre de l’exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel de mener une activité, d’une manière
    qui n’affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (finalités 1, 3, 4, 5 et 7 ci-dessus). Dès lors, nous mettons en balance vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux ainsi que nos intérêts légitimes au traitement.
    Lorsque nos intérêts dépassent les vôtres, le traitement, nécessaire à la réalisation de l’intérêt légitime du groupe Adecco, repose sur la base légale d’intérêt légitime.

Dans le cas d’un traitement basé sur d’autres fondements, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles uniquement avec votre consentement, qui est un fondement du traitement complémentaire.

Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

La transmission de vos informations personnelles est une exigence nécessaire à la conclusion et au maintien de notre contrat avec vous. Cela signifie que vous êtes obligé de nous fournir vos données personnelles.

Dans le cas où vous refuseriez, nous ne serons pas en mesure de poursuivre la relation d’emploi ou la relation fournisseur avec vous ou, il est possible que vous n’ayez pas accès à certains processus, tels que les commentaires ou le développement
de carrière (ce qui pourrait également être incompatible avec le contrat passé ensemble).

Vos informations personnelles font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

Non, mais la Société utilise des systèmes/processus semi automatisés (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi qu’à nos clients, les services demandés.

Néanmoins, aucune décision vous concernant ne saurait être prise sans intervention humaine.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

La Société peut (et dans certains cas doit, selon le type de données) conserver vos informations pendant plusieurs années après la fin de votre contrat avec nous. Nous conservons les informations relatives à la fiscalité et à votre contrat de travail,
ainsi que les informations financières (y compris les données salariales, les données de paie, etc.) pendant votre durée de présence dans l’entreprise, puis pendant 7 ans maximum afin de prévenir d’éventuels litiges ou pour répondre à nos obligations
légales de conservation. Nous ne conservons pas vos données personnelles sensibles au-delà de la durée raisonnablement nécessaire.

Vos données personnelles sont-elles transférées à des tiers ?

Comme mentionné précédemment, nous communiquons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :

  • Communication aux organismes de droit public ou privé. Lorsque celle-ci est prévue par la loi.
  • Communication à nos fournisseurs. Nous sommes par exemple amenés à engager un fournisseur afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec vous. Le ou les fournisseur(s) seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous permettre l’accès à nos locaux), des fournisseurs de services RH (qui gèrent les paies ou l’attribution d’avantages en notre nom, tels que la restauration sur site pour les associés et collaborateurs), des fournisseurs de services de voyage (qui gèrent et organisent les déplacements pour nos associés et collaborateurs) ou encore, des fournisseurs de services de gestion des finances et de la comptabilité (qui ont besoin de certaines données des associés et collaborateurs, afin de gérer les comptes fournisseurs et comptes clients).
  • Communication à l’ensemble des sociétés du groupe Adecco se trouvant à l’intérieur ou en dehors de l’Union Européenne. Vos informations personnelles seront partagées avec elles pour diverses raisons :
    • Les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco fournissant des services liés aux technologies de l’information aux sociétés du groupe Adecco dans le monde entier ; ces fonctions sont situées principalement dans l’Union Européenne (France, Pays-Bas, Allemagne, République Tchèque) ainsi qu’en Suisse ;
    • Les informations sont partagées avec le siège du groupe Adecco, situé en Suisse, pour la planification de la main-d’œuvre, la budgétisation et la rétroaction. Ces données sont aussi utilisées par le siège en Suisse, dans le but de vous proposer de nouvelles opportunités au sein du groupe Adecco ou auprès de clients ;
    • Les informations sont également partagées avec les autres entités et marques du groupe Adecco (y compris avec les entités et marques acquises postérieurement à la collecte des informations) pour vous proposer des offres ou des missions adaptées à votre profil, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à d’autres entités ou internationales, ou lorsque des entités du groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des compétences spécifiques requises ou utiles à ces entités. Vous trouverez la liste des pays dans lesquels nous intervenons via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com et la liste de nos autres marques via le lien www.groupe-adecco.fr/marques.
  • Communication à nos clients/employeurs potentiels. Nous partagerons vos données avec nos clients intéressés par votre profil ou proposant des offres d’emploi/de mission susceptibles de correspondre à vos attentes. Pour les collaborateurs, cela inclut le cas où vous travaillez sur site pour nos clients. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité concernant vos données, envers nous et envers vous.
  • Communication aux autorités. Nous sommes également susceptibles de communiquer vos informations aux autorités, si nous considérons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.
  • Communication aux vendeurs ou acheteurs potentiels. Dans le cadre de nos obligations relatives à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union européenne.

Nous transférerons vos informations personnelles en dehors de l’Union européenne uniquement vers des pays considérés par la Commission européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat (une liste des pays concernés est disponible ici), ou des pays avec lesquels le groupe Adecco a mis en place des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de vos données (ce pour quoi nous utilisons généralement un contrat de transfert de données approuvé
par la Commission européenne dont les copies sont accessibles ici).

Quels sont vos droits ?

  • Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos données personnellesVous êtes autorisé à demander confirmation du fait que nous traitons toute information personnelle vous concernant. Si tel est le cas, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et à certaines informations relatives à leur traitement.
    Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une copie électronique de vos données. Si un système libre-service existe, nous vous recommandons vivement d’y accéder afin de modifier vous-même vos informations.
    Dans certaines circonstances limitées, vous avez également le droit de demander la portabilité de vos informations personnelles, ce qui signifie que l’on fournira vos informations à un tiers à votre demande.
  • Droit de rectification de vos données personnellesSi vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, vous pouvez demander qu’elles soient mises à jour ou autrement rectifiées. Si un système libre-service existe, nous vous recommandons vivement
    d’y accéder afin de modifier vous-même vos informations.
  • Droit de suppression des données / Droit à l’oubliSi pour une quelconque raison, la conservation ou le traitement de vos données n’est pas nécessaire, vous pouvez demander l’arrêt ou la limitation du traitement ou la suppression (totale ou partielle) de vos informations personnelles.
  • Droit de restrictionDans certaines circonstances, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles. Cependant, il existe des cas où une telle restriction du traitement peut limiter les services que nous vous fournissons.
  • Droit d’oppositionSous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisé à vous opposer
    au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation spécifique.

Si vous souhaitez faire valoir l’un de vos droits, rapprochez-vous de votre service Ressources Humaines ou envoyez-nous un e-mail à privacy@adeccogroup.com accompagné d’une pièce attestant de votre identité.
Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés, autorité française de protection des données.

Effectuons-nous des contrôles ?

Dans la mesure autorisée par la loi, le groupe Adecco se réserve le droit de contrôler, surveiller et enregistrer l’accès, l’utilisation et le contenu de toute donnée incluse dans ses systèmes informatiques ou traitée par ces derniers. Nous procédons
ainsi pour les finalités (e), (f) et (g) décrites plus haut, mais nous insistons sur ce point dans la présente communication, afin que vous soyez pleinement conscient que votre utilisation des systèmes informatiques liés au travail peut faire
l’objet d’une surveillance.

Qu’en est-il de la sécurité des données lors de l’utilisation des systèmes du groupe Adecco ?

Vous êtes responsable de la protection de vos identifiants de connexion aux systèmes du groupe Adecco, notamment le mot de passe que nous vous avons communiqué ou que vous avez choisi. Ces informations de connexion sont réservées à votre propre usage.
Vous n’êtes pas autorisé à partager vos identifiants ou autres informations de compte avec toute autre personne.

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou commentaire concernant la présente politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont nous protégeons vos informations (par exemple, lors des transferts hors Europe) et/ou si vous cherchez à contacter
le délégué à la protection des données (DPD) du groupe, adressez-nous un e-mail à adecco.globalprivacy@adecco.com. Vous pouvez également contacter le responsable local à la protection des données
via privacy@adeccogroup.com.

Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique de confidentialité ?

Les modalités de la présente Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté à cette Politique sera publié sur l’intranet ou vous sera communiqué via tout autre moyen disponible.

La Direction Juridique & Compliance – Version 3.1 – Juillet 2019